GESTION ET PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Nous attachons de l'importance au respect de la vie privée et de vos données personnelles (DP). La protection de vos données à caractère personnel est un élément essentiel de notre relation, que vous soyez client ou utilisateur de nos services et sites. Cette relation est fondée sur un principe de transparence visant à respecter votre vie privée conformément à la réglementation en vigueur en Belgique et en Europe, notamment en application de la Loi Informatique et Libertés et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le présent chapitre vous informe sur les catégories de données à caractère personnel que nous traitons, la façon dont nous les utilisons, les catégories de destinataires auxquels nous les communiquons, ainsi que sur les droits dont vous disposez.
En quoi consistent les DP détenues par la SRL Aster Communication graphique ?
Il ne s'agit que des noms, prénoms, fonctions, e-mails, adresses légales de l'entreprise et numéros de téléphone professionnels (et GSM s'il est communiqué ou s'il figure dans la signature des e-mails) des personnes ayant été en relation commerciale avec la SRL ACG. Pour les contacts téléphoniques, ces données comportent parfois une photographie du visage, trouvée sur Internet, afin de personnaliser et d'humaniser la communication (mettre une image sur une voix). Dans le cas d'une commande de livres par mail ou via un achat bancaire (B2C), les données peuvent inclure l'adresse du domicile et le numéro de téléphone privé dans la mesure où ces éléments ont été communiqués pour concrétiser l'expédition d'une commande de livres.

Comment ces données sont-elles recueillies ?
Les données collectées par la SRL Aster Communication graphique proviennent essentiellement des clients effectifs (clients historiques et ceux qui me contactent pour me commander des dessins ou des livres) et des clients potentiels ou prospects (via une demande de devis ou d'information ou à la suite d'un échange de cartes de visite lors d'événements). Il peut s'agir de clients potentiels évoqués lors de relations professionnelles et dont les données de contact se trouvent sur Internet. Pour les activités B2C (commande de livres " Mémoires ardennaises " et demandes de caricatures personnelles), les données proviennent des clients eux-mêmes afin d'organiser la livraison des œuvres. Si des données devaient être recueillies en dehors d'un contact personnel, les prospects concernés seraient immédiatement avertis (selon les mesures prévues à l'art. 14).

Pourquoi ces données sont-elles importantes pour la SRL ACG ?
Il s'agit de DP à caractère commercial destinées à faciliter le suivi des collaborations effectives ou potentielles avec les clients existants ou des prospects ayant manifesté un jour leur intérêt pour les travaux de la SRL ACG. Dans l'intérêt de ces derniers, elles permettent de les informer de toute cessation (momentanée) d'activité ou d'une nouveauté majeure susceptible de les intéresser. Elles garantissent à l'auteur des dessins et des livres dont il est question dans l'objet social de la SRL ACG la pérennité de son activité, grâce à une clientèle potentielle suffisamment étoffée, afin de maintenir la qualité des collaborations en cours et à venir.

Quels usages sont faits des DP ?
Ces DP sont essentiellement utilisées afin d'assurer le suivi des collaborations et leur traitement comptable. Elles permettent d'avertir la clientèle effective et - dans une moindre mesure, par exemple en cas de relance d'activité - potentielle (prospects) d'un changement majeur d'orientation ou de la mise sur le marché de nouveaux services. Il n'est actuellement pas question de les utiliser dans une lettre périodique ou d'un mailing et si cela se produisait, ce serait en conformité avec le RGPD. Les données recueillies dans le cadre de l'activité éditoriale " Mémoires ardennaises " peuvent servir à proposer aux acquéreurs des éditions antérieures de nouveaux ouvrages sur la même thématique ou dans la même collection.

Depuis quand les DP sont-elles collectées systématiquement dans la conformité au RGPD ?
La mise en place de la politique RGPD pour la SRL ACG a été partiellement finalisée le 13 mai 2018. L'avertissement systématique (ou demande de permission) des clients est instauré depuis le 6 juin 2019. Le fichier existant, établi depuis le début de l'activité professionnelle de l'auteur le 15 août 1999, est en cours d'actualisation et de mise en conformité, essentiellement pour les relations récentes (depuis le passage en société en 2008).
Qui est le responsable de la gestion des DP chez la SRL ACG ?
Le gérant, Jean-Philippe Legrand (Sous Wérimont 22 - 4970 Stavelot - Belgique), est la seule personne habilitée à gérer les DP.

Qui manipule ces DP ?
Seul le gérant susmentionné collecte, utilise et supprime ces données. Elles ne sont ni transmises, ni échangées.
Droit d'accès aux DP détenues par la SRL ACG
N'importe quel client, prospect ou destinataire a le droit de demander l'accès à ses propres données détenues par la SRL ACG (par e-mail, courrier ou téléphone), de solliciter leur rectification ou d'obtenir leur suppression définitive, sauf si ces données sont nécessaires à des fins légales ou d'obligations comptables. Les autres mesures en faveur du respect des art. 15, 16 et 17 sont d'application. En vertu de l'art. 19, l'effacement définitif sera notifié au destinataire qui en a fait explicitement la demande.

Combien de temps les DP sont-elles conservées ?
Étant donné qu'il n'existe pas de date associée aux données collectées avant le 06/06/2019, ni de traitement puissamment informatisé, aucune période n'a été définie pour leur suppression automatique après une durée déterminée. Toutefois, la SRL ACG estime qu'à partir de 15 ans après le dernier contact commercial, ces données peuvent être définitivement effacées. Cette mesure s'applique aux données collectées à partir du 06/06/2019.

Quels traitements sont appliqués à vos DP ?
Aucun traitement particulier, aucune cession, aucun transfert. Seule une intervention de l'administration peut justifier une ouverture du listing clients à un tiers.

Comment s'exerce la responsabilité conjointe ?
La disposition de l'art. 26 sur la responsabilité conjointe s'applique concrètement lorsque l'auteur collabore avec un partenaire disposant de DP :
" S'il s'agit d'une agence : dans le cadre d'une opération de dessin en direct ou de commande de dessins, le responsable du traitement des données de l'agence est tenu de prendre contact avec nous pour clarifier la procédure, étant donné que c'est l'agence qui partage ses données. À défaut, les données de contact des clients finaux impliqués dans l'opération seront traitées comme s'il s'agissait de nouveaux clients potentiels : un contact direct les informera que la SRL ACG dispose de ces éléments. Cependant, par éthique commerciale, la SRL ne tentera pas de développer des échanges commerciaux en dehors de l'implication de l'agence qui les a mis en contact, même si la sollicitation provient du client final. Si la préparation inclut des listes de participants associés à leurs DP, ces listes ne seront ni conservées, ni traitées, ni utilisées au-delà de la période durant laquelle elles auront été nécessaires (par exemple, la journée de l'événement)

" S'il s'agit d'un collègue : (dessinateur, animateur, artiste quelconque) qui sollicite la SRL ACG ou juste Aster en tant qu'auteur pour une opération commune, les dispositions exposées au point précédent sont d'application.
" S'il s'agit d'un collaborateur de la SRL ACG ou d'un sous-traitant : dans le cadre d'une opération commune, le client sera informé de la transmission des données (avec faculté de s'y opposer) tandis que ledit collaborateur se verra contraint de détruire ces données après l'opération commune.
" Si l'échange de données présente des opportunités commerciales : (liste de clients potentiels), une permission spéciale sera demandée à leur premier détenteur après avoir vérifié avec le responsable de la protection des données que les clients listés ont donné leur accord pour cet échange. Dans la négative, les données seront détruites. Si, en revanche, il y va de l'intérêt des personnes listées (par exemple, l'accès aux dessins réalisés en direct dans le cadre d'un événement ou la transmission de ces dessins, généralement souhaités par les participants), après accord du détenteur initial du listing, le fichier pourra être utilisé avec les mentions ad hoc pour la conformité RGPD.

Quelles garanties doivent offrir les sous-traitants ?
Les sous-traitants impliqués dans toute opération mandée par la SRL ACG ont le devoir de se conformer aux dispositions du RGPD. Les DP devront être détruites après la durée du contrat, en particulier les données très personnelles recueillies dans le cadre de la réalisation de caricatures. Le contrat passé avec un sous-traitant dans ce cas de figure porte dorénavant la mention :
En respect du Règlement (UE) 2016/679 pour la Protection des Données personnelles (RGPD) qui exige la conformité de toute entreprise de l'UE depuis le 25/05/2018 et en particulier des sous-traitants (art. 28), toute donnée personnelle (selon la définition de l'art. 4) transmise par la SRL ACG ou par son client final ne pourra être conservée, ni traitée (aux termes de l'art. 4), ni utilisée au-delà de l'usage strictement prévu par la mission définie dans nos échanges et stipulée sur les documents tels que devis et factures. En d'autres termes, toutes les données devront être effacées, y compris les données d'identification du client final qui ne peuvent en aucun cas servir à des opérations de marketing direct (l'éthique commerciale recommandant d'ailleurs l'intermédiarité de la SRL ACG pour toute nouvelle opportunité de collaboration). Le sous-traitant se doit de prendre toutes les mesures pour garantir la protection et la confidentialité des données échangées.

Un sous-traitant majeur de la SRL ACG est le fournisseur de solutions Internet OVH. Cette société dispose d'une approche sérieuse de la protection des DP (voir www.ovh.com/fr/protection-donnees-personnelles).

Quelle est l'autorité de contrôle de la protection des données en Belgique ?
Il s'agit de l'APD (http://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Quelles mesures techniques sont prises pour la protection des DP ?
L'hébergement de nos données portables est assuré par la société OVH, qui offre d'excellentes garanties technologiques en matière de protection des contenus digitalisés. Nos ordinateurs sont protégés par les services de la société Syforce (Drève Richelle 167, 1410 Waterloo) tandis qu'une seule personne y a accès. Notre établissement est protégé par un système d'alarme Verisure. Les contenus confidentiels des entreprises clientes sont systématiquement effacés après la réalisation d'une mission.

Que se passe-t-il en cas de violation ou de fuite du fichier clients ?
Pour commencer, il faut considérer que le fichier clients de la SRL ACG ne contient pas de données sensibles ou de données que l'on ne pourrait trouver en balayant Internet. Il s'agit exclusivement d'informations de contact, dont la fuite ne devrait pas représenter une menace pour la liberté et les droits des personnes physiques qu'elles concernent.
En cas de violation de ce fichier, une notification serait envoyée à l'APD dans les meilleurs délais.

Combien de temps les données sont-elles conservées ?
En respect du principe du " droit à l'oubli ", les données sont conservées 15 ans, à dater de la demande (dans le cas d'une demande de devis), du premier contact (dans le cas d'un prospect) ou du dernier contact (client existant). Le motif de cette durée : dans mon métier, les demandes peuvent être rares et espacées

Article 4 du règlement (UE) 2016/679 : Définitions
" Données à caractère personnel " ou " données personnelles " : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée " personne concernée ") ; est réputée être une " personne physique identifiable " une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
" Traitement " : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Texte : © Jean-Philippe Legrand, dit "Aster"- Dernière révision : aout 2026